Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Bygga Capital Oy: n EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laadittu 02.01.2024. Viimeisin muutos 10.01.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Bygga Capital Oy
Y-Tunnus 3377732–6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tuukka Mäkelä
tuukka.makela@byggahelsinki.fi
0444910468

3. Rekisterin nimi
Bygga Capital Oy:n ERP-järjestelmän rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

1. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);

2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);

3. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen.

Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen ylläpito henkilöstövuokrauksen liiketoimintaa ja markkinointia varten sekä yrityksen toimintaan liittyvien palveluiden tuottamamiseen ja kehittämiseen.

Rekisteriin merkityllä on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

1) Työntekijärekisteri sisältää työntekijöiden tietoja:
A) Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, veronumero, veronumerorekisterimerkintä, syntymäaika, kansalaisuus, passikopio muu kuin Suomen kansalaiset, koulutus, työskentelyä rajoittavat terveyshaitat, turvakartoitus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, tilinumero, ajokorttiluokka ja auton käyttömahdollisuus, työmatkan kulkeminen, työskentelyalue, työtilanne, tieto yhteydenpidosta, työhakemustiedot, työaika, koulutustiedot, työkokemus, palkkatieto, työtehtävät, turvallisuuskorttien voimassaolo, työkohtainen osaaminen, työhistoria, johon kuuluu työsuhteiden alkamis- ja päättymisajat.
B) Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.
C) Työntekijärekisterissä saattaa ilmetä myös seuraavan laisia tietoja: asiakaspalautteet, edellisten työnantajien antamat suositukset ja työn laatu.
D) Seuraavia tietoja niiltä osin, kun se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi: Soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot. Turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot.

2) Asiakasrekisteri sisältää asiakkaiden tietoja:
A) Yrityksen perustiedot ja yhteystiedot: yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, laskutustiedot, kustannuspaikkakohtaiset yhteystiedot, tilauskohtaiset tiedot, yhteyshenkilöiden etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
B) Seuraavia tietoja palvelun tuottamiseksi: tilaushistoria ja toimituksen tiedot sekä henkilölle tarjotut palvelut sekä tarjotun palvelun arvo, maksuhistoria

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään viisi (5) vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään viisi vuotta tilikauden päättymisestä.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

8. Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät)

Tiedot ovat ainoastaan yrityksen palvelun tuottavien alihankkijoiden esimerkiksi tilitoimisto käytössä, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille, paitsi tarvittaessa luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Evästeet

Sivusto käyttää evästeitä pitääkseen kirjaa sivuston kävijöiden toiminnasta ja käyntikerroista sivustolla. Evästeet, "cookiet", ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivuston serveri lähettää laitteeseesi. Ainoastaan sivuston serveri pystyy lukemaan evästeitä.
Evästeet auttavat sivustoa ymmärtämään kävijöiden toimintaa sivustolla, ja evästeiden keräämää tietoa käytetään ainoastaan sivuston asiakaskokemuksen kehittämiseen. Evästeet eivät kerää henkilötietoja, ja niiden käytön voit estää selaimesi asetuksista. Huomaa, että sivuston käytettävyys saattaa kärsiä, mikäli evästeiden käyttö estetään.